قانون پارکینسون در مدیریت

قانون پارکینسون در مدیریت چیست؟

پاركينسون نام يك قانون مهم در روانشناسي و مديريت است که در سال در سال 1985 توسط سی نورتکوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson) نویسنده و مورخ انگلیسی مطرح شد.

پارکینسون در مقاله ای اشاره می کند که تعداد کارمندان یک نظام بوروکراسی سالانه 5 تا 7 درصد افزایش پیدا می کند بدون اینکه میزان کار آن سازمان افزایش پیدا کند بد نیست بدانید بين قانون پارکينسون و بيماري پارکينسون هیچ ارتباطي وجود ندارد اگر چه هر دوي اين ها به افتخار کاشف های آنها نام گذاري شده اند.

اصل پارکینسون چاهی را که اغلب مردم در ان می افتند نشان می دهد و این مسئله علت نگرانی های مالی ، سر خوردگی ها و بدهی ها است و فقط در صورتی می توانید صرفه جویی کنید و از دیگران جلو بیفتید که بتوانید در برابر وسوسه شدید مصرف تمام و کمال در آمدتان مقاومت کنید.

فرق ثروتمندان با فقرا در این است که ثروتمندان همه پول شان را سرمایه گذاری می کنند و بقیه را خرج می کنند ولی فقرا همه پول شان را خرج می کنند و بقیه را سرمایه گذاری می کنند.

قانون پارکینسون به این معنی است که اگر برای تکمیل یک کار دو ساعته به خودتان یک هفته زمان بدهید در این صورت ( از نظر روانشناسی ) پیچیدگی آن کار بیشتر و به کار وحشت آوری تبدیل خواهد شد تا آن هفته را پر کند.

این کار ممکن است زمان اضافه را نه تنها با کار بیشتر بلکه با استرس و اضطراب بیشتر در مورد اجبار برای انجام دادن آن پر کند با اختصاص زمان مناسب به یک کار زمان بیشتری را به دست می‌آوریم و پیچیدگی کار کاهش پیدا خواهد کرد.

اين قانون مي گويد معمولا افراد تمايل دارند كاري كه به آن ها محول شده را تا پايان تاريخي كه از قبل برای انجام آن تعيين شده به تعويق بي اندازند. این بدان معنی است که مثلا اگر شما یک هفته برای انجام یک فعالیت 2 روزه زمان بدهید ( از لحاظ روانی ) پیچیدگی و سختی این فعالیت به میزانی که یک هفته تمام وقت شما را پر کند افزایش می یابد .

اگر چه ممکن است در زمان اضافی در نظر گرفته شده بجز تحمل فشار و استرس ناشی از انجام آن کار، هیچ کار اضافه دیگری انجام نشود بنابر این با تخصیص دادن زمان مناسب برای انجام هر فعالیت هم زمان بیشتری به دست می آوریم هم از لحاظ روانی پیچیدگی ها و دشواری ها و استرس های ناشی از آن را می کاهیم.

دلیل وجود قانون پارکینسون چیست؟

سایریل پارکینسون، اولین بار با این موقعیت در ادارات دولتی انگلستان روبرو شد. وی در کتابش می‌نویسد هرچه بوروکراسی بیشتر می‌شد، کارآمدی و بازده کار ما پائین‌تر می‌آمد. بعد از این مشاهدات، پارکینسون نظریه خود را به موقعیت‌های مشابه تعمیم داد و آن را قانون پارکینسون نامید. پارکینسون بر این باور بود هرچه اندازه و حجم چیزی بزرگ شود، کارآمدی و بازده آن پائین می‌آید.

پارکینسون می‌گوید حتی اگر به کارهای پیش پا افتاده و آسان وقت زیادی اختصاص دهیم، باعث پیچیدگی و سختی آن‌ها می‌شویم. هرچه زمانی که به انجام کاری اختصاص داده می‌شود کوتاه‌تر شود، آن کار ساده‌تر و آسان‌تر به انجام می‌رسد.

به عنوان مثال اگر انجام دادن کاری به سه ساعت زمان مفید نیاز داشته باشد و برای آن یک هفته وقت بگذاریم، تنها باعث دلهره و استرس برای به کمال رساندن آن خواهیم شد و احتمالاً در نهایت، تاثیری بر کیفیت کار نخواهد داشت.

این حقیقتی است که معمولاً از چشم کارفرماها دور می‌ماند، کارفرماها معمولاً از همکارانی که تا دیروقت می‌مانند و کار می‌کنند یا کار را به خانه می‌برند، تشکر می‌کنند و معمولاً به افرادی که کارآمد هستند و نتایج خارق‌العاده‌ای را خلق می‌کنند، بی‌توجه‌اند. این باور به آن‌جا برمی‌گردد که ما انسان‌ها معتقدیم هرچه انجام دادن کار بیشتر طول بکشد، کیفیت بالاتری خواهد داشت.

حال که مفهوم قانون پارکینسون را درک کردیم، می‌خواهیم ببینیم از این قانون چطور در زندگی و کار روزانه خود بهره ببریم.

به کار بردن قانون پارکینسون در انجام کارها

متاسفانه تعداد کمی از افراد بر این باورند که باید بازده کار خود را بالا ببرند و کمتر کار کنند، پس خودمان باید با بهره‌گیری از قانون پارکینسون یاد بگیریم چطور با بازده بالاتر، زمان کمتری را به کارهایمان اختصاص دهیم.

برای رسیدن به این هدف باید برای کارهایمان ضرب‌الاجل‌های ساختگی بسازیم تا بتوانیم کارها را با بازدهی بالاتر پیش ببریم. وقتی تنها یک بار این کار را انجام دهیم، خواهیم دید که می‌توان کارهای بسیاری را در زمان‌های کوتاه‌تر انجام داد.

در ادامه به چند نکته برای شروع این روش اشاره می‌کنیم:

شارژر لپ‌تاپ خود را از برق بکشید و خود را مجبور کنید قبل از به پایان رسیدن باتری لپ‌تاپ، کار خود را تمام کنید.
کارهای بزرگ را به چند کار کوچک تقسیم کنید و در زمان‌های کوتاه هر بخش کار را به اتمام برسانید تا تمام فرآیند کار سریع‌تر به پایان برسد.
زمان خود را به طور مصنوعی محدود کنید و تلاش کنید تا هر دو ساعت حداقل یک بخش از کار را به اتمام برسانید. برای خود فهرستی از انجام کارها در هر ساعت درست کنید و به آن پایبند بمانید.
به جای آنکه بگوئید روزی 1000 کلمه می‌نویسم، یا روزی 4 کیلومتر می‌دوم یا 2 ساعت در باشگاه با وزنه کار می‌کنم به خود بگوئید تا قبل از ساعت 10 باید این کارها را تمام کرده باشم. به مرور خواهید دید که این روش چقدر به سرعت انجام کارها کمک خواهد کرد و چقدر زمان اضافی به دست خواهید آورد.
اگر صبح‌ها زود از خواب بیدار شوید می‌توانید بسیاری از کارها را صبح زود انجام دهید و عصر زمان بیشتری برای تفریح داشته باشید.
ضرب‌الاجل‌های خود را سخت و جدی دنبال کنید و آن‌ها را پشت گوش نیاندازید. مدام به خود انگیزه دهید تا به آن‌ها پایبند باشید. به عنوان مثال کارهایی مثل پاسخ دادن به ایمیل‌ها، یا گشت و گذر در شبکه‌های اجتماعی را باید به نیم ساعت در روز برسانید. تنها 2 بار در روز و در دو زمان 15 دقیقه‌ای به ایمیل خود سر بزنید، لازم نیست هر ساعت ایمیل خود را چک کنید یا مدام به شبکه‌های اجتماعی بروید. این عادات وقت شما را خواهد گرفت.
برای ضرب‌الاجل‌ها زمان کمتری را در نظر بگیرید، مانند ضرب‌الاجل‌هایی که مدیر یا مشتریان‌تان برایتان تعیین می‌کنند. این کار باعث می‌شود تا کارآمدی و بازده‌تان باز هم بالاتر برود.

تا دیر وقت کار نکنید!

بسیاری از کارمندان تصور می‌کنند که با کار کردن تا دیر وقت یا انجام کارها از خانه، میزان تعهد خود به کارشان را به مدیران و همکارانشان نشان می‌دهند و مقدار بیشتری از امور را پیش می‌برند.

اما حقیقت جور دیگری است. بسیاری از این کارمندان تصور دارند که کار بیشتری انجام می‌دهند و در حقیقت کار کم‌تری انجام می‌شود. این در حالی است که همیشه استرس و دلهره کار را نیز با خود به همراه دارند.

در واقع این کارمندان دچار اعتیاد هستند؛ البته نه اعتیاد به کارشان، بلکه اعتیاد به تصویر خودشان به عنوان فردی زحمت کش. اگر فردی هستید که تا دیر وقت در محل کارتان مانده و کار می‌کنید، کافیست سعی کنید که بعد از ساعت 6 دیگر هیچ کاری انجام ندهید.

مطمئناً در ابتدا این موضوع برایتان سخت خواهد بود (درست مانند شخصی که اعتیاد دارد!) و نگران خواهید بود که نمی‌توانید کارتان را به موقع به پایان برسانید. اما پس از مدتی روش‌های جدیدی برای افزایش بهره‌وری خواهید یافت.

اگر می‌خواهید با استفاده از قانون پارکینسون بهره‌وری‌تان را افزایش دهید، در اولین قدم از انجام کارها در خانه خودداری کنید. سعی کنید برای کارهای هفته‌ طوری برنامه‌ریزی کنید تا بتوانید تمام آن‌ها را در ساعات کاری به پایان برسانید.

استفاده از قانون پارکینسون برای انجام کارهای غیر ممکن

با وجود اینکه در تئوریِ قانون پارکینسون به انجام کارهای غیرممکن اشاره‌ای نشده، اما می‌توان با استفاده از این تئوری کارهای غیرممکن را انجام داد.

برای این کار باید اندازه اهداف خود را تغییر دهیم و پس از آن، فاصله توانایی خود با اهدافمان را بسنجیم. بعد از آن می‌توانیم تا حد ممکن این فاصله را کم کرده و رشد خود را آغاز کنیم. مطمئناً رشد کردن تا این میزان کار دشواری است، اما باید تلاش کنیم تا به هدف برسیم. مهم این است که فهمیده‌ایم به چقدر رشد نیاز داریم.