اصول مدیریت زمان

تعریف مدیریت زمان

 

مدیریت زمان را به این دلیل مطرح می‌کنیم  که ما ارزش وقت و زمان را بفهمیم و بدانیم و در آینده دچار حسرت و افسوس برای انجام ندادن کارها و عدم موفقیت در فعالیت‌های زندگی نشویم و از زمان استفاده مطلوب و شایسته را برای زندگی خویش داشته باشیم. نداشتن برنامه و اولویت‌بندی باعث می‌شود که انسان در زمان غرق شود بدون آن‌که بتواند از آن به شکلی مفید استفاده کند!

فواید و مزایای مدیریت زمان

وجود برنامه‌ی زمان‌بندی برای کارها و فعالیت‌های روزانه قطعا موجب می‌شود که ما هم زمان‎مان را اداره و مدیریت کنیم، به‌اصطلاح تحت کنترل داشته باشیم و نتیجتا منجر به صرفه‌جویی در وقت می‌شود که این زمان به دست آمده خود نیز موجب می‌شود بتوانیم به کارهای دیگری بپردازیم و ما توانسته‌ایم حداکثر کارها در یک بازه زمانی انجام دهیم.

ایجاد آمادگی و توانمندی برای انجام کارها

وقتی‌که از مدیریت زمان به‌خوبی استفاده کنید و برنامه زمان‌بندی برای انجام کارها داشته باشید می‌دانید که در روز و یا روزهای این ده دقیقه چه‌کارهایی را باید انجام دهید و برای انجام کارها آمادگی‌ها و توانمندی‌های لازم را کسب خواهید کرد و با یک آمادگی همه‌جانبه و تمام و کمال برای انجام و اجرایی کردن کارها پیش خواهید رفت و این آمادگی و توانمند بودن به شما آرامش و اعتمادبه‌نفس و موفقیت عطا خواهد کرد.

انجام کارها در زمان تعیین‌شده و کاهش حجم فعالیت‌های کاری

از فواید و مزایای مدیریت زمان می‌توان به انجام کارها در مهلت معین‌شده برای آن کار و برخورداری از کاهش حجم فعالیت‌های کاری و روزانه اشاره کرد، با توجه برنامه‌ریزی زمانی هر کاری را در زمان و وقت مختص به خودش پیگیری و اجرایی می‌کنیم و از به وجود آمدن حجم زیادی از کارهای انجام ‌نشده و به تعویق و تأخیر افتاده که می‌تواند به شکل زنجیروار به کارها و فعالیت‌های ما متصل شود و کلیه فعالیت‌های ما را تحت‌الشعاع خود قرار دهد جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود هر کاری در بازه زمانی خودش با آمادگی قبلی انجام شود که این رویه باعث می‌شود درمجموع فعالیت‌های کاری و روزانه ما بدون تلنبار شدن به‌پیش برود و شاهد رشد روزافزون حجم کارها و فعالیت‌های انجام‌نشده نخواهیم بود. زمانی که هر کاری در ساعت خودش انجام شود یک سبکی و چابکی را به ما و کارهای ما و زندگی ما می‌دهد

نظارت و آگاهی داشتن از فعالیت‌ها

وجود برنامه زمانی به ما این امکان را می‌دهد که توان نظارتی بهتر و بیشتری را روی کارهایی که باید انجام دهیم به ما می‌دهد، یعنی ما می‌توانیم با نظارت و ارزیابی خود از کارها آن‌ها را اولویت‌بندی و تقسیم‌بندی کنیم و همچنین کارهای انجام‌شده یا کارهایی که باید انجام دهیم را بررسی و نظارت کنیم و هم‌چنین آگاهی تمام و کمال و صددرصدی از کارها و فعالیت‌های انجام‌شده و یا کارها و فعالیت‌هایی که باید انجام شود خواهیم داشت و با آگاهی از کارها و فعالیت‌ها تشخیص می‌دهیم که چه کاری در چه زمانی با چه کیفیت و کمیتی انجام دهیم.

ایجاد اثربخشی و بهره‌وری در کارها و فعالیت‌های روزانه

بهره‌وری عبارت است از کارایی به‎علاوه اثربخشی، وقتی‌که از برنامه زمانی استفاده کنیم قطعا و حتما تبدیل به افرادی بهره‌ور می‌شویم در انجام کارها بازدهی کار ما بیشتر خواهد بود. به‌صورت اثربخش عمل خواهیم کرد و برای رسیدن به اهداف مدنظر، راه را آسان و سریع خواهد کرد. حرکت پرشتاب به سمت اهداف خواهیم داشت و به‌هیچ‌وجه دچار وقفه در عملکرد نخواهیم شد.

جلوگیری از ایجاد سردرگمی، پشیمانی، حسرت، تعلل در کارها و اتلاف وقت

نمی‌شود گفت که باوجود برنامه‌ریزی جامع برای فعالیت‌ها و هدفمند بودن در کارها و زندگی ما دچار ناامیدی و پشیمانی و حسرت و اتلاف در وقت و تعلل در کارها خواهیم شد. ما می‌توانیم به‌راحتی و به‌درستی با یک برنامه جامع زمانی از کارها جلوی اتلاف وقت و هزینه را بگیریم مانع از تلنبار شدن کارهای انجام‌نشده شویم که در انتها برای حسرت و پشیمانی شکست به بار خواهد آورد. یعنی برنامه زمانی کارها ما را اتوماتیک وار مصون می‌کند بروز پشیمانی و حسرت وقفه در کارها و ما روی روال معین و مشخصی کارها به نحو احسن و به شکل شایسته انجام خواهیم داد.

در مجموع برخورداری از مهارت مدیریت زمان صدها ویژگی مثبت دارد که ما را در زندگی موفق و مؤید و کامروا و هدفمند و باانرژی و پرتحرک و بهره‌ور و اثربخش و بانظم و انضباط خواهد کرد.

مراحل برنامه‌ریزی زمانی

تدوین برنامه‌ریزی زمانی مراحلی دارد که باید این مراحل به ترتیب انجام شود که در زیر درباره‌ی این مراحل توضیح خواهیم داد:

تعیین و تنظیم اهداف

ابتدا باید اهداف خود بشناسید، ارزیابی، تایید و تدوین کنید. اهداف ما باید واقعی، عملی و جامع باشد و اهداف به سه دسته اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت، بلندمدت، تقسیم می‌شود و ما باید اهداف خود را در این سه دسته جای دهیم و راه‌های رسیدن به اهداف را بشناسیم و بدانیم، یعنی باید نقشه راه داشته باشیم.

اولویت‌بندی

در اینجا برای اولویت‌بندی کارها از ماتریس آیزنهاور استفاده می‌کنیم و توضیحات بر اساس این ماتریس است. اولویت‌بندی کار‌ها در ماتریس آیزنهاور به‎ترتیب زیر است:

۱٫ مهم و فوری
این گروه از کارها به دو شکل متفاوت هستند. یکی کارهای پیش‌بینی‌نشده که خیلی ناگهانی اتفاق می‌افتند و ما را درگیر می‌کند که باید در اولویت‌بندی کارها وقتی را برای کارهای پیش‌بینی‌نشده که ما را غافلگیر می‌کند در نظر بگیریم تا از خراب شدن و بی‌نظمی زنجیروار کل فعالیت‌ها جلوگیری کنیم. دسته دوم کارها و فعالیت‌های دقیقه ۹۰ هستند که ما در زمانش، کار را انجام نداده‌ایم و کار تبدیل به یک امر فوری شده که بسیار ضروری است که سریعا انجام شود. وجود برنامه‌ریزی مانع از بروز چنین مواردی می‌شود.

۲٫ مهم ولی غیر فوری
این دسته از کارها انجام و تحقق بخشیدن به اهداف شخصی و کاری است و باید کارهای مهم را در این مرحله تکمیل کنیم و زمان مناسب و کافی برای درست و به‌موقع انجام دادن این کارها در نظر بگیریم تا تبدیل به کارهای فوری و مهم نشود و ما را در زیر فشار استرس این‌گونه کارهای دقیقه نودی قرار ندهد.

۳٫ غیر مهم ولی فوری
کارهای این گروه کارهایی هستند که از جانب دیگران به وجود می‌آید و باید محول کرد به دیگران تا خودشان راهی برای حل مشکل پیدا کنند در این مرحله “نه گفتن مودبانه” لازم است.

۴٫ غیر مهم و غیر فوری
این گروه شامل کارهای وقت تلف کن و بی‌اهمیت است که باید از انجام آن‌ها و در معرض آن‌ها قرار گرفتن پرهیز کنید و این‌گونه کارها را لغو کنید زیرا که نفع و سودی برای شما ندارد و دیگران از شما چنین کارهایی می‌خواهند تا انجام دهید.

عوامل تلف کردن زمان
عوامل گوناگونی می‌تواند باعث شود که ما زمان‎مان را از دست بدهیم. یعنی به کارهای غیرضروری و بی‌اهمیت مشغول شویم و وقت خود را به‌درستی و موثر استفاده نکنیم و درگیر کارهایی شویم که از فعالیت‌های اصلی و مهم بازمانیم و ما را در مدیریت زمان و انجام کارها و فعالیت‌ها ناکام بگذارد. موارد اتلاف زمان عبارت‌اند از: تلفن، استرس، بی‌نظمی، بی‌برنامگی، آشفتگی و پریشانی، ملاقات ناگهانی و بدون هماهنگی، بیماری، بی‌توجهی نسبت به زمان. این‎ها ازجمله عواملی هستند که ما را در مدیریت زمان و انجام کارها و فعالیت‌ها با مشکل و مانع روبرو می‌کند.

چند توصیه و راهکار در مدیریت زمان

تفکر مثبت داشته باشید
افکار مثبت، شاد و تقویت‌کننده داشته باشید. خود را شاداب، پرانرژی، باصلابت و باقدرت بدانید و با این ویژگی به سمت انجام کارها و فعالیت‌ها ‌پیش بروید. اجازه ندهید در انجام کارها و فعالیت‌ها ترس و شکست و ناامیدی بر شما غلبه کند زیرا باعث ایجاد وقفه در مسیر کار و فعالیت و پیشرفت شما خواهد شد. سعی کنید اعتماد به‌ نفس و عزت بالایی داشته باشید و در کارها و زندگی از این دو بال قدرتمند استفاده نمایید. با استفاده از برنامه‌ی زمانی فعالیت‌ها می‌توانید به ایده‎آل‌های خود برسید و زندگی ایده‎ال خود را داشته باشید.

عادات قبل را فراموش کنید
برای داشتن زندگی جدید برای داشتن برنامه زمانی و نقشه راه برای رسیدن به هدف باید به شکل متفاوت از گذشته زندگی کنید و رفتارها و عملکردهای جدید و مناسب داشته باشید. نمی‌شود برای رسیدن به نتیجه متفاوت همان راه‌های تکراری گذشته را پیمود، بلکه باید شیوه و روش‌ها را عوض کرد. لزوم تغییر در سبک زندگی و بازنگری و اصلاح در عادات و رفتار را فراموش نکنید. باید تغییر و تحول سازنده و تکاملی و مثبت در راستای اهداف عالی و متعالی داشت.

کارهای سخت و دشوار را زود انجام دهید
سعی کنید کارهای دشوار و سخت را زود انجام دهید تا این سختی و دشواری بیشتر نشود و یا همراه شما حرکت نکند. اصطلاحی است با عنوان “قورباغه‌ات را قورت بده” یعنی کارهای سخت باید اول حل‌وفصل شوند. انجام این کار خیلی از فشار و سنگینی برنامه زمانی فعالیت‌ها می‌کاهد و ما را سبک‌بال می‌کند.

تقسیم‌بندی زمانی برای انجام کارها و تعیین مدت‌زمان برای هر کار داشته باشید

دقیقا و به‌صورت مشخص برای انجام هر کاری، زمانی را در نظر بگیرید و کار موردنظر در مهلت تعیین‌شده را انجام دهید. باید همه فعالیت‌ها و کارها تقسیم‌بندی زمانی شود که در چه روزی و چه ساعتی باید انجام شود. در تعیین مدت‌زمان برای هر کاری باید حجم آن کار را در نظر گرفت و زمان تعیین‌شده به‌اندازه‌ای باشد که کار موردنظر در این بازه زمانی انجام خواهد شد.

به ساعت بدن و زبان بدن توجه داشته باشید
باید توجه داشت که برای انجام کارها باید نیرو و انرژی لازم را داشته باشیم و زمانی که خسته هستیم و می‎دانیم نمی‌توانیم کاری را به‌درستی انجام دهیم، سعی کنیم دست به کاری نزنیم و به استراحت بپردازیم. زبان بدن خود را هم جدی بگیرید که زبان بدن شما خود نیز پیام‌هایی را مخابره می‌کند و به‌گونه‌ای نباشد که بین صحبت شما و زبان بدن‎تان تفاوت باشد.

باورهای غلط را درباره مدیریت زمان

تمامی کارها را خودمان انجام دهیم
مدیریت زمان و داشتن برنامه فعالیت زمانی برای انجام کارهای روزمره و رسیدن به اهداف به معنی انجام صد در صد کارها به‌وسیله خودمان نیست. زیرا که اصلا این کار شدنی نیست و قطعا ما در کارها و فعالیت‌ها و زندگی خود نیاز به همراهی و همکاری دیگران داریم، نیاز به کار گروهی و انجام مشارکتی کارها را داریم. ما موجودی اجتماعی هستیم و برای انجام کارها و رسیدن به مقاصدمان نیاز به کمک و همکاری و همراهی دیگران داریم و یا اینکه بعضی از موارد لازم نیست شخصا توسط ما انجام پذیرد و اموری است که به فرد دیگری باید محول شود.

کار گروهی
تمام‌کارها را در حداقل زمان انجام دادن
نباید این‌گونه برداشت شود که برنامه فعالیت زمانی یعنی ما همه کارها را در کمترین زمان ممکن انجام دهیم، هر کاری باید در زمان متناسب و کافی و مختص به خودش انجام شود و نباید کیفیت کار را دچار صدمه و لطمه کرد. به‎عبارت دیگر نباید کیفیت در کارها و درست‌ کار کردن را فدای سرعت و کمیت کنیم.

جبر و اجبار نیست
شاید خیلی‌ها این باور غلط را دارند که مدیریت زمان یعنی اجبار برای انجام کارها و اراده و اختیار و آزادی ما را سلب می‌کند و ما را چون برده‌ای در اختیار خود قرار می‌دهد، ولی به‌هیچ‌وجه این‌چنین نیست. باوجود مدیریت زمان ما دارای آزادی و اختیار و وقت آزاد و آرامش هستیم.

ما زمانی فردی موفق و پیروز می‌شویم که بلد باشیم از وقت‎مان به‌صورت بهینه و موثر استفاده کنیم، زمان را تلف نکنیم و هدر ندهیم. یادتان نرود که مدیریت زمان و برنامه زمانی فعالیت‌ها باید در سبک زندگی ما جاری و ساری شود. باید جز جدایی‌ناپذیر زندگی ما شود. این مهارت مهم و باارزش را در خود تقویت کنیم و یاد بگیریم. قدر خودمان و وقت‎مان را بدانیم که در بین موجودات تنها انسان است که وقت دارد.