مهارت های مدیریت زمان

مهارت مدیریت زمان یکی از موثرترین مهارت هایی که می توانید در زندگی داشته باشید. اگر زمان خود را به خوبی مدیریت نکنید، به هیچ وجه نمی توانید به اهداف خود در محل کار و زندگی خارج از آن برسید. مطمئناً می توانید پیشرفت کنید اما اگر وقت خود را جدی نگیرید، مدیریت زمان برای شما مانند یک نبرد صعب العبور خواهد بود. برای افرادی که زمان بندی دقیقی ندارند و زمان خود را جدی نمی گیرند، دستیابی به اهداف حتی کمی دشوار می تواند خیلی مشکل باشد.

حقیقت این است که زمان بزرگترین چالش هرکس در زندگی است. مهم نیست که شما چه کسی باشید، سن، درآمد، جنسیت، نژاد یا دین مختلف داشته باشید، شما به اندازه شخص دیگری زمان کافی دارید. این که آیا شما ثروتمند هستید یا فقیر فرقی نمی کند، وقت شما یکسان است. این مربوط به اینکه شما چقدر زمان دارید نیست این در مورد چگونگی مدیریت زمان خود است.

بنابراین اگر در رسیدن به اهداف خود جدی هستید، نه تنها باید آن اهداف را به درستی تنظیم کنید، بلکه باید از حواس پرتی و عادت به رفتار بد جلوگیری کنید و برای ترک عادت های بد مصمم باشید. باید دقایق و ثانیه های خود را غنیمت شمارید.

حال می خواهیم بدانیم که از چه حیله ای به خود می توانیم استفاده کنیم؟! یک سیستم مدیریت زمان مناسب پیدا کنید و آن را به کار بگیرید. تعداد زیادی روش وجود دارد این کاملاً به خود شما بستگی دارد که کدام یک را انتخاب کنید. اما اگر نمی خواهید که جزو 92٪ افرادی باشید که در دستیابی به اهداف بلند مدت خود موفق نمی شوند، باید از همین امروز دست به کار شوید و یادداشت برداری از اهداف بلندمدت و کوتاه مدت خود را آغاز کنید و برای روز خود برنامه ریزی داشته باشید.

بهترین نکات برای مدیریت وقت شما چیست؟

یکی از بزرگترین مشکلاتی که اکثر کارآفرینان دارند فقط این نیست که چگونه آنها می توانند به اندازه کافی در چنین بازار خواستنی کار کنند، بلکه نحوه حفظ ترازوها بدون احساس  این که بیش از حد کار می کنند. این فقط مربوط به دستیابی و پیروی در  اهداف آن ها نیست. این همچنین در مورد کیفیت زندگی است.

تعادل در زندگی خیلی مهم است .اگر در زندگی خود تعادل  نداشته باشید، احساس استرس می کنید. حتی اگر بتوانید از پس مسئولیت های خود به طور مؤثر بر بیایید، بدون تعادل مناسب، سرانجام به نقطه شکست خود خواهید رسید. بنابراین، از سیستمی پیروی کنید که به شما در انجام امور کمک می کند.

فراموش نکنید که کارهایی مانند پیاده روی در پارک را انجام دهید یا فقط بنشینید و به موسیقی مورد علاقه خود با هدفون گوش دهید، یا یک تصویر بکشید. این مهم تر از چیزی است که می توانید فکر کنید و هنگامی که شما این کار را انجام می دهید، به یک تعادل دست می یابید. زندگی کوتاه است. بنابراین در حالی که به اهداف بزرگتر خود می رسید، آن موارد را نادیده نگیرید.

در اینجا 15 نکته مهم مدیریت زمان برای انجام کار آورده شده است.

1) اهداف را به روش درست تنظیم کنید.

یک روش درست و اشتباه برای تعیین اهداف وجود دارد. اگر اهداف خود را به روش صحیح تنظیم نکنید ، در این صورت اهداف مناسبی نخواهید داشت ، که باعث می شود، شما از مسیر خارج شوید. اما وقتی آنها را به درستی تنظیم کنید ، آسمان حد و مرز است. از روش تنظیم هدف SMART برای کمک به دیدن موارد استفاده کنید. و هنگامی که آن اهداف را تعیین می کنید ، اطمینان حاصل کنید که می خواهید به معنای واقعی به امیال خود برسید.

2) یک سیستم مدیریت زمان مناسب پیدا کنید.

                                                                                               

یكی از نكات برای مدیریت وقت شما ، یافتن سیستم مناسب برای انجام آن است. سیستم مدیریت زمان چهارگانه احتمالاً مؤثرترین است. بر اساس ضرورت و اهمیت ، فعالیت های شما را به چهار ربع تقسیم می کند. هر دو چیز یا فوری یا مهم هستند ، یا هیچ کدام. نه (چهارم 4) فعالیتهایی است که می خواهید از آن دوری کنید ، اما این چهارگوش نه فوری بلکه مهم (2) است که می خواهید روی آن متمرکز شوید.

3) وقت خود را برای هفت روز مستقیم حسابرسی کنید.

هفت روز صرف کنید و مستقیم ارزیابی کنید که اکنون وقت خود را صرف می کنید. چه کار می کنی؟ آن را در یک ژورنال یا تلفن خود ضبط کنید. این کار را به مدت 30 دقیقه یا یک ساعت در بلوک تقسیم کنید. چه کار کردی؟ وقت تلف شده بود؟ آیا به خوبی خرج شد؟ اگر از سیستم چهارگوش استفاده می کنید ، چهارگوش که فعالیت با آن ارتباط داشت ، تیک بزنید یا وارد کنید. در پایان هفت روز ، تمام شماره ها را بزنید. بیشترین وقت را کجا گذراندید؟ کدام ربع؟ نتایج ممکن است تو را شوکه کند.

4) صبح ها را در MIT ها سپری کنید.

مارک تواین یک بار گفت ، “اگر کار شماست که یک قورباغه بخورید ، بهتر است این کار را ابتدا صبح انجام دهید. و اگر کار شماست که دو قورباغه بخورید ، بهتر است ابتدا بزرگترین آن را میل کنید.”نکتهاش چیست؟صبح بزرگترین وظایف خود را برطرف کنید. اینها درمهمترین وظایف شما (MIT) روز هستند. دستیابی به این موارد بزرگترین حرکت را برای شما فراهم می کند تا بتوانید در طول روزبه تمام کار های برسید.

5) از قانون 80-20 پیروی کنید.

نکته مهم دیگر برای مدیریت زمان استفاده از Rule 80-20 است که به عنوان اصل پارتو نیز شناخته می شود. این قانون بیان می کند که 80 درصد از تلاشها از 20 درصد نتایج حاصل می شود. در فروش نیز به این معنی است که 80 درصد از فروش از 20 درصد مشتریان حاصل می شود. حیله اش چیست؟ 20 درصد از تلاشهایی که انجام می دهید 80 درصد از نتایج و مقیاس حاصل از آن را مشخص می کند. شما می توانید این کار را با ردیابی دقیق و تجزیه و تحلیل انجام دهید.

آیا نیاز اصلی شما، مهارتهای مدیریت زمان است؟

برخی اصطلاحات، این بخت را داشته‌اند که در بین مردم، بیش از سهم واقعی‌شان رواج پیدا کنند و به نظر می‌رسد که مدیریت زمان هم در همین گروه قرار دارد.

خطر رواج بیش از حد برخی نام‌ها و اصطلاحات

دوست روانشناسی می‌گفت: وقتی به حرف‌های مراجعین خودم فکر می‌کنم، احساس می‌کنم عمده‌ی مردم، صرفاً دو مشکل جدی را در حوزه‌های ذهنی و رفتاری به رسمیت می‌شناسند: افسردگی و بیش فعالی.

بسیاری از مراجعین در توصیف خود یا دیگری به سادگی اعلام می‌کنند که: «من هیچ مشکل خاصی ندارم؛ فقط افسردگی زندگی من را خراب کرده».

یا اینکه می‌گویند: «دوست / همسر / همکار من،‌ بیش فعال است».

این‌که دو یا چند مشکل را بزرگ‌تر و جدی‌تر از سایر ضعف‌ها و مشکلات ببینیم، ممکن است ما را به سمت یافتنِ راهکار برای یک مسئله‌ی اشتباه سوق دهد.

 

مدیریت زمان هم تا حدی در گروه همین اصطلاحات قرار می‌گیرد.

پیشنهاد : ما دوستان بسیاری را داشته‌ایم که مشکل اصلی‌شان اعتیاد به کار بوده و در نهایت، احساس کرده‌اند که نیاز‌شان مهارتهای مدیریت زمان است. اگر فکر می‌کنید که ممکن است شما هم در همین گروه قرار بگیرید، پیشنهاد می‌کنیم مستقیماً به سراغ مباحث مربوط به اعتیاد به کار بروید تا سریع‌تر به هدف خود برسید:

چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
همه ما به یک علت واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم.

پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم.

در ادامه برخی از رایج‌ترین علت های کمبود زمان را با هم مرور می‌کنیم.

 

رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی

برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم

وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم. وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.

 

ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی

مدیریت زمان و مسئله اولویت بندی در کارهاکمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.

گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم. احساس می‌کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.

در اینجا بخوانید :بازاریابی تلفنی چیست؟

شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.

اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم. درست مانند کسی که می‌خواهد با صد هزار تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی شصت هزار تومانی و پنجاه هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید می‌شود که تصمیم می‌گیرد ده هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!

 

ضعف در تفویض اختیار

مدیریت زمان و مشکل ما در واگذاری کارها و تفویض اختیارکمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.

ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود. آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟

یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه می‌شود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟

ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.

کمال طلبی

کمال طلبی نیز می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.

کمال گرایی و بحث مدیریت زمان

کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری،‌ استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که می‌تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می‌شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می‌شود.

اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.

یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت می‌گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.

طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.

ضعف در مهارت حل مسئله

حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، می‌تواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.

گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.

مشکل در مدیریت زمان به دلیل حل موردی مسائل

بستری که در سازمان ایجاد کرده‌ایم،‌ بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند.

به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او می‌شود.

دوستان و همراهانی انتخاب کرده‌ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت‌ها سوق می‌دهد. اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می‌کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف، از وقت جزیی باقیمانده استفاده بهتری بکنیم.

شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است.

در اینجا بخوانید:همه چیز درباره بازاریابی تلفنی حرفه‌ ای

وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.

احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.

گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم. به هر حال باید مانتوی خودم را به خشکشویی بدهم، اما اگر میشود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟ چند روز است که میبینم باک ماشین تقریباً خالی شده، اما تا ماشین به گریه و التماس نیفتد و خاموش نشود، ایستادن در صف پمپ بنزین را به زمان دیگری موکول میکنم. در صورتی که مشکل شما اهمال کاری است، شاید قبل از فکر کردن به تکنیکهای مدیریت زمان، بهتر باشد مطلب مرتبط با اهمال کاری را در متمم بخوانید.

ضعف در هنر نه گفتن

دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.

شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی می‌خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.

حال اگر تصمیم به حل مشکل مدیریت زمان گرفته اید، می توانید در دوره های آموزشی کسب وکار پیشرو شرکت کنید.

شماره تماس: 0919121191